POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
ESSTOC INDUSTRY S.R.L., cu sediul in Sat Domnesti, Comuna Domnesti, Str. Zorilor nr. 41, Parter, Camera 2, jud. Ilfov, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J23/4575/2021 și având CUI RO44645432, in calitate de operator de date cu caracter personal, dorim să vă informăm cu privire la modul în care prelucrăm datele cu caracter personal în contextul activității desfășurate de ESSTOC INDUSTRY SRL, precum și cu privire la drepturile pe care le aveți în calitate de persoană vizată, începând cu 25 mai 2018 (data aplicării GDPR).
CE CATEGORII DE DATE PERSONALE PRELUCRAM?
In functie de fiecare caz in parte, ESSTOC INDUSTRY S.R.L. prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal:
- date de identificare, cum ar fi numele, prenumele, imaginea, CNP, seria și numărul CI/altui document cu funcție de identificare (de exemplu: pașaport, permis de rezidență etc.), precum si alte informații conținute de acestea (de exemplu: data și locul nașterii, cetățenia, numar de inmatriculare al masinilor, etc.), semnătura.
- date de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu, adresa de corespondență, e-mailul, telefonul.
I. SURSA DATELOR PERSONALE PRELUCRATE
Prelucrăm datele cu caracter personal pe care ni le furnizeaza atat clienţii și/sau co-contractanţii noștri, în mod direct sau indirect sau pe care ESSTOC INDUSTRY S.R.L. le generează ca urmare a interacțiunii cu clienţii /cocontractanţii săi, prin oricare din canalele de comunicare cu ESSTOC INDUSTRY S.R.L., cat si date pe care ni le furnizeaza posibili angajati in procesul de recrutare.
Colectăm date personale de la Terți, precum e-jobs, Facebook, LinkedIn sau alte surse publice. Aceasta operatiune este denumită „Sourcing” și trebuie efectuată manual de către angajații noștri sau automat în cadrul site-ului pe cariera al ESSTOC INDUSTRY SRL.
In unele cazuri, precum intr-un proces de recrutare, angajații existenți pot face recomandări cu privire la potențialii solicitanți. Acești angajați vor adăuga date cu caracter personal despre acești potențiali solicitanți. În cazurile în care se face acest lucru, potențialul solicitant este considerat utilizator în contextul prezentei politici de confidențialitate și va fi informat despre procesare.
Refuzul de a furniza catre ESSTOC INDUSTRY S.R.L. datele cu caracter personal poate determina, în anumite situații reglementate de lege, imposibilitatea intrării în relație cu ESSTOC INDUSTRY S.R.L. si/sau a contractării produsului/ serviciului dorit.
II. SCOPURILE PRELUCRARII DATELOR PERSONALE
1. ACHIZITIA / FURNIZAREA DE PRODUSE/ SERVICII DE CATRE SI CATRE ESSTOC INDUSTRY S.R.L.
Prelucrăm date cu caracter personal pentru negocierea, încheierea și executarea de contracte cu clientii / co-contractanţii ESSTOC INDUSTRY S.R.L.
Atunci când se achizitioneaza produse/ servicii, ESSTOC INDUSTRY SRL, în calitate de operator, solicită datele personale prevazute in legislatia aplicabilă pentru a putea emite documentele legale aferente fiecarui tip de tranzactie (i.e. factură fiscală, certificat de garantie, avize). Datele personale se colecteaza in functie de cerintele legale pentru fiecare tip de document / operatiune și constau, in principal, in: nume, prenume, adresa, numar de telefon, serie si numar carte de identitate, CNP. Refuzul de a ne furniza aceste date duce la imposibilitatea emiterii documentelor aferente vânzării.
Atunci când se achizitioneaza produse/ servicii online, ESSTOC INDUSTRY S.R.L. solicită datele personale prevazute in legislatia aplicabilă pentru a putea emite documentele legale revelante si, in plus, acele date personale necesare pentru deschiderea contului online.
Pentru produsele/ serviciile achizitionate de la ESSTOC INDUSTRY SRL, aceasta din urma furnizeaza o serie de servicii complementare post-vanzare, inclusiv dar fara a se limita la: retur marfa, livrare marfa, pentru care este posibil ca ESSTOC INDUSTRY S.R.L. sa solicite date personale necesare pentru a putea presta serviciul solicitat si pentru a mentine legatura cu clientii (nume, prenume, adresa, adresa de email si numar de telefon).
Unele servicii furnizate de ESSTOC INDUSTRY S.R.L. (livrare marfa, post-vanzare - reparare / inlocuire produse neconforme) nu sunt prestate in mod direct de catre ESSTOC INDUSTRY SRL, ci de catre prestatori externi de servicii care vor avea calitatea de Persoane Imputernicite conform GDPR. In acest sens, colectăm de la clienţi date cu caracter personal pe care le vom transmite către prestatorii noștri externi.
2. GESTIUNE ECONOMICO-FINANCIARĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ. ANALIZE ȘI STUDII PENTRU UZ INTERN
Utilizăm datele cu caracter personal pentru a organiza în mod optim și pentru a eficientiza activitatea ESSTOC INDUSTRY SRL. În acest sens, putem utiliza datele cu caracter personal, printre altele, pentru intocmirea documentelor financiar-contabile, pentru organizarea contabilității în condițiile legii, pentru emiterea de facturi fiscale, efectuarea plăților, pentru a îmbunătăți și optimiza activitatea ESSTOC INDUSTRY SRL, precum și procesele, produsele și serviciile ESSTOC INDUSTRY S.R.L., pentru a efectua diverse analize financiare, audituri si pentru a întocmi diverse rapoarte privind activitatea și performanța ESSTOC INDUSTRY S.R.L. pe piața relevanta, pentru a susține poziția ESSTOC INDUSTRY S.R.L. în diverse investigații, proceduri administrative și judiciare, litigii etc. în care este implicată ESSTOC INDUSTRY S.R.L., pentru gestionarea controalelor/ investigațiilor declanșate de autoritățile publice.
In ceea ce priveste analizele și studiile interne, acestea sunt în format anonimizat, oferindu-ne informații utile pentru îmbunătățirea produselor și serviciilor ESSTOC INDUSTRY S.R.L..
3. SERVICII-SUPORT ȘI GESTIONAREA PLANGERILOR
Prelucrăm datele cu caracter personal în vederea soluționării cererilor clientilor nostri sau ale altor persoane, precum și pentru a furniza informații suplimentare cu privire la produsele și serviciile ESSTOC INDUSTRY S.R.L.. Cu titlu de exemplu, ESSTOC INDUSTRY S.R.L. poate iniţia contacte telefonice pentru a răspunde solicitărilor primite sau poate prelucra anumite date din documentele care ii sunt furnizate pentru a soluționa cererile sau plângerile clienţilor / ale altor persoane.
4. MARKETING DIRECT ȘI COMUNICĂRI COMERCIALE
Ne dorim să ţinem la curent clienţii cu noutățile privind produsele și serviciile ESSTOC INDUSTRY S.R.L. și/sau ale partenerilor noștri, să invităm clienţii la concursuri sau loterii publicitare pe care le organizăm. Inainte de a vă contacta, este posibil să luăm în considerare și analizele și studiile noastre interne. In sensul celor de mai sus, putem transmite și comunicări comerciale, inclusiv mesaje de marketing direct (vanzare de produse si servicii) cu privire la produsele/ serviciile anterior mentionate.
Comunicările comerciale sunt definite în Legea 365/2002 privind comerțul electronic, respectiv “orice formă de comunicare destinată să promoveze, direct sau indirect, produsele, serviciile, imaginea, numele ori denumirea, firma sau emblema unui comerciant ori membru al unei profesii reglementate”. Orice modificare a acestei definitii se va aplica automat prezentei politici de la data intrarii in vigoare a modificarii respective.
Ne interesează părerea clientilor noștri despre produsele și serviciile ESSTOC INDUSTRY S.R.L., despre ESSTOC INDUSTRY S.R.L. în general sau despre un anumit subiect relevant pentru activitatea ESSTOC INDUSTRY S.R.L.. Putem contacta periodic clienţii pentru a afla părerea și sugestiile lor privind îmbunătățirea produselor și serviciilor ESSTOC INDUSTRY S.R.L. sau cum am putea răspunde mai bine nevoilor și așteptărilor lor. Clientii nu sunt obligaţi să răspundă, iar dacă nu răspund, aceasta nu va afecta în niciun fel relația cu ESSTOC INDUSTRY S.R.L..
Efectuăm și studii de piață. În acest scop, putem colabora cu agenții de cercetare de piață, care fie vor derula studii de piață pentru ESSTOC INDUSTRY S.R.L., fie vor furniza ESSTOC INDUSTRY S.R.L. rezultate ale studiilor de piață și alte informații legate de obiectul respectivelor studii. De regulă, ESSTOC INDUSTRY S.R.L. preia informațiile legate de studiile de piață de la partenerii sai în format anonimizat. În cazul în care informațiile preluate vor conține (și) date cu caracter personal, clientii nostri vor fi informati în mod corespunzător de catre agentiile de cercetare de piață.
De asemenea, putem transmite, prin mijloace de comunicare cum ar fi email, poștă, curier, sms, aplicatii online, etc, comunicări comerciale (pliante, cataloage etc.) cu noutățile privind produsele și serviciile ESSTOC INDUSTRY S.R.L., invitații de a participa la concursuri sau loterii publicitare pe care ESSTOC INDUSTRY S.R.L. le organizeaza.
In cazul in care consideram necesar, putem transmite catre posibili angajati oferte de joburi altele decat cele la care au aplicat acestia si pentru care nu au fost angajati sau contactati pentru participarea la un interviu.
Vom transmite comunicările comerciale mentionate mai sus doar dacă am obținut acordul clientului.
5. PERSONALIZAREA OFERTELOR.
Ne intereseaza sa oferim clientilor nostri produse și servicii cât mai relevante, în acord cu profilul și aria lor de interes.
De aceea, în cazul în care clientul a optat în acest sens, putem analiza datele și informațiile despre acesta din baza noastră de date internă, cum ar fi informații privind produsele achizitionate sau solicitarile formulate pe site, data nasterii, sexul și localitatea de domiciliu / reședinta, etc.
Analizăm și combinăm aceste informații pentru a putea oferi clientilor produse și servicii cât mai adaptate nevoilor și particularităților lor. De asemenea, putem utiliza aceste informații pentru a evita să transmitem oferte pentru produse sau servicii care, din diverse motive (inclusiv în baza politicii noastre de risc), nu sunt de interes pentru clienti.
6. PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT.
Nu exista un proces decizional automatizat.
7. CONFORMAREA CU CERINȚELE LEGALE.
Prelucrăm date cu caracter personal pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile activităţii ESSTOC INDUSTRY S.R.L.. Exemple de astfel de obligaţii legale: îndeplinirea obligațiilor de raportare și informare către autoritățile fiscale, precum și către alte autorități și/sau instituții, agenții sau alte organisme publice, organizații profesionale, în cazul cărora se impune divulgarea datelor cu caracter personal, conform prevederilor legale aplicabile, indeplinirea obligațiilor privind arhivarea documentelor și informațiilor; îndeplinirea obligațiilor privind relațiile de muncă cu salariații ESSTOC INDUSTRY S.R.L. sau de colaborare cu avocații colaboratori, asigurarea securității spațiilor utilizate, precum și a persoanelor și a bunurilor aflate în aceste spații.
Tot pentru a ne conforma prevederilor legale in vigoare prelucrăm date cu caracter personal prin intermediul sistemelor de securitate (management vizitatori/ control acces) sau a registrelor de evidenţă acces, datele fiind păstrate pentru intervalele de timp reglementate legal. Datele colectate în baza legislaţiei privind protecţia persoanelor, bunurilor şi valorilor pot fi puse exclusiv la dispoziţia autorităţilor, la solicitarea acestora, cu respectarea condiţiilor prevăzute de lege.
8. CONFORMAREA CU REGULI SAU REGLEMENTĂRI INTERNE, CODURI DE CONDUITĂ.
Prelucrăm date cu caracter personal pentru a ne conforma regulilor/ standardelor interne ale ESSTOC INDUSTRY S.R.L. (coduri etice, reguli anti-coruptie, reguli de raportare catre grup, reguli de audit intern / extern, proceduri de licitatie, etc), care, în anumite situații, pot implica/ avea ca sursă prelucrări de date cu caracter personal.
9. DESFASURAREA UNUI PROCES DE RECRUTARE/ANGAJARE/INTERNSHIP.
In cazul desfasurarii unui proces de recrutare folosim datele personale pentru a vă furniza informațiile și răspunsurile solicitate. Folosim aceste date si pentru a personaliza serviciile și bunurile pe care le oferim astfel încât acestea să fie adaptate cât mai bine nevoilor dumneavoastră și pentru a vă asista în soluționarea solicitărilor sau pentru a vă susține în aspirațiile privind o carieră în cadrul companiei ESSTOC INDUSTRY S.R.L..
Vă punem la dispoziție informații despre oportunitățile de carieră disponibile în cadrul societății noastre și vă oferim posibilitatea să ne contactați direct.
Atunci când ne contactați în legătură cu o oportunitate de carieră atat direct, cat si prin terti ca e-jobs, Facebook, LinkedIn sau alte surse publice, colectăm de la candidati următoarele informații: nume și prenume, adresă de email, număr de telefon, experiența în muncă, nivelul educațional, domeniul de activitate dorit, CV-ul.
III. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL.
În cadrul operațiunilor de prelucrare, pentru a ne conforma oricăror prevederi legale aplicabile sau în vederea prestării serviciilor contractate, putem dezvălui date cu caracter personal către anumite persoane fizice sau juridice (destinatari), pentru scopurile menționate mai sus, de la caz la caz, cum ar fi: instanțe judecătorești sau arbitrale; părți implicate în raporturile juridice existente sau persoanele de contact/angajații/reprezentanții legali sau convenționali ai acestora, inclusiv parteneri contractuali ai clienților noștri, consilieri, auditori, experți, evaluatori, notari, alți avocați și alte forme de exercitare a profesiei; furnizori de servicii care ne asigură servicii operaționale/ funcționale; autorități și/sau agenții responsabile cu aplicarea legii sau alte autorități publice, la nivel local sau internațional, sau persoanele de contact/angajații/ reprezentanții legali sau convenționali ai acestora; alte persoane față de care am fost autorizați de persoanele vizate să dezvăluim datele cu caracter personal.
Pentru a procesa si gestiona comenzile plasate de clienti online (prin comert online) si pentru a raspunde la orice întrebări legate de comenzile astfel plasate, datele personale sunt prelucrate, in intern, de departamentul IT, de serviciul de relații cu clienții si de departamentele de logistica. Ne asigurăm că accesul acestora la datele personale se face strict în scopul de a pregătire, gestionare si livrare comenzi.
IV. TRANSFERUL CATRE TERTE TARI SI MASURI DE SIGURANTA.
În cazul în care transferul este necesar conform scopurilor de mai sus, transferăm date numai către state din Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European. Cu toate acestea, în funcție de locațiile în care se află destinatarii datelor sau sunt localizate serverele pe care sunt socate datele transferate, este posibil ca, dacă este necesar pentru scopurile sus-menționate, anumite date să fie transferate în state din afara Uniunii Europene sau ale Spațiului Economic European. În cazul unor asemenea transferuri internaționale, vom depune toate eforturile pentru a ne asigura că aceste transferuri sunt efectuate în temeiul unei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție (către state terțe recunoscute de către Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție) sau sub rezerva unor alte măsuri de protecție adecvate (clauze standard asumate de destinatari), conform legislației aplicabile în domeniu.
V. CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL.
Vom stoca datele cu caracter personal atâta timp cât ni se cere prin lege. Dacă nu există nicio cerință legală, le vom stoca doar atât timp cât este necesar. Cu excepția situației în care legea prevede altfel, de regulă vom prelucra datele cu caracter personal pe perioada existenței unui contract incheiat ESSTOC INDUSTRY S.R.L., plus o perioadă de trei ani de la încetarea acestuia.
Orice date cu caracter personal pe care le deţinem în scop de marketing şi comunicari comerciale, le vom păstra până în momentul în care clientii ne anunta ca nu mai doresc sa primeasca comunicari comerciale.
Datele personale comunicate de dumneavoastra pentru recrutare vor fi pastrate o perioada de 12 luni.
Datele personale ale clientilor gestionate in legatura cu comenzile online (E-commerce sau orice alt mod în care se efectuează comenzi de la distanță) sunt pastrate 10 ani de la plasarea ultimei comenzi.
Datele personale comunicate de dumneavoastră pentru reclamații/sesizări vor fi păstrate pe o perioadă de până la 6 luni.
Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video (CCTV) este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește cea permisa de lege, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate (3 ani la care se adaugă durata unei eventuale investigații nefinalizate sau proces în instanță nefinalizat). La expirarea perioadei legale de stocare datele se șterg prin procedură automată(suprascriere) în ordinea în care au fost înregistrate.
VI. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE PRIVIND DATELE PERSONALE.
Dreptul de acces la datele cu caracter personal: Clientul are drept de acces la toate datele cu caracter personal care il privesc si care sunt prelucrate de ESSTOC INDUSTRY S.R.L.. De asemenea, are dreptul să cunoasca scopurile prelucrării, categoriile de date cu caracter personal pe care le deține ESSTOC INDUSTRY S.R.L., părțile sau categoriile de părți cu care datele sale cu caracter personal sunt partajate, perioada de păstrare a datelor, precum și sursa datelor ESSTOC INDUSTRY S.R.L. care nu sunt colectate direct de la client.
Dreptul de a solicita o copie a datelor sale cu caracter personal: Clientul poate contacta ESSTOC INDUSTRY S.R.L. dacă doreşte o copie datelor cu caracter personal care il privesc si pe care ESSTOC INDUSTRY S.R.L. le prelucreaza.
Dreptul la rectificarea datelor sale cu caracter personal: Clientul poate solicita ESSTOC INDUSTRY S.R.L. să corecteze sau să elimine datele cu caracter personal considerate inexacte sau învechite.
Dreptul la ştergerea datelor sale cu caracter personal: Clientul poate solicita ESSTOC INDUSTRY S.R.L. să nu mai prelucreze sau să ştearga datele cu caracter personal pe care ESSTOC INDUSTRY S.R.L. le deţine despre client. În cazul în care datele sale cu caracter personal sunt necesare pentru îndeplinirea unei obligaţii contractuale a ESSTOC INDUSTRY S.R.L. faţă de client, ESSTOC INDUSTRY S.R.L. ar putea fi in imposibilitatea de a sterge datele clientului. De asemenea, dacă datele cu caracter personal ale clientului sunt necesare pentru ca ESSTOC INDUSTRY S.R.L. să respecte anumite obligaţii legale (de ex. legislaţia fiscală), cererea clientului nu poate fi gestionată.
Dreptul la restrictionarea datelor sale cu caracter personal: Dacă clientul contesta exactitatea datelor sale sau ESSTOC INDUSTRY S.R.L. nu mai are nevoie de datele cu caracter personal ale clientului ori clientul a obiectat față de prelucrarea efectuată pe baza motivelor pe care ESSTOC INDUSTRY S.R.L. le consideră legitime, clientul are dreptul de a solicita restricţionarea prelucrării datelor sale cu caracter personal.
Dreptul la opozitie privind modul în care se gestioneaza datele sale cu caracter personal: Clientul are dreptul de a se opune prelucrării datelor sale cu caracter personal care se bazează pe un temei legal pe care ESSTOC INDUSTRY S.R.L. îl consideră aplicabil. In plus, clientul are dreptul de a se opune in orice moment prelucrării datelor cu caracter personal in scopuri de marketing direct, incluzând profilarea in măsura in care este legata de marketing direct.
Dreptul de a nu fi supus unui proces individual automatizat: Angajatul are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe o Prelucrare automată a Datelor care îl afectează într-o măsură semnificativă.
Dreptul la portabilitatea datelor sale cu caracter personal: În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul clientului sau este realizata prin mijloace automate, clientul are dreptul de a solicita ESSTOC INDUSTRY S.R.L. să transfere datele sale unui alt operator.
Dreptul de a depune o plângere: Dacă sunteți nemulțumiți de soluționarea oricăreia dintre cererile dvs. de către ESSTOC INDUSTRY S.R.L. sau dacă doriți să vă adresați autorității publice competente în rezolvarea oricărei plângeri referitoarea la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de catre ESSTOC INDUSTRY S.R.L., o puteți face :
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
Sediu: B-dul G-ral, Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania, anspdcp@dataprotection.ro.
Telefon: +40 318 059 211/+40 318 059 212
Fax : +40 318 059 602
https://www.dataprotection.ro/2
Procedura de soluționare a plângerilor cetățenilor și modelele de plângeri găsiți pe website-ul Autorității la adresa : https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala.
Clientul /persoana vizata poate exercita drepturile de mai sus :
- transmitand o cerere/ solicitare scrisa la adresa sediului social al ESSTOC INDUSTRY S.R.L. : Sat Domnesti, Comuna Domnesti, Str. Zorilor nr. 41, Parter, Camera 2, jud. Ilfov, România sector 2 Bucuresti;
- prin email, la adresa de email: contact@esstoc.ro
Redactata la data de 01 August 2022
ESSTOC INDUSTRY S.R.L.
